excel2007 本說明範例與次序,皆採用梁美儀老師所撰寫的「中文盲用Office學習指南」一書的內容,在此至上感謝! 第01章 開啟Excel 1.2 修改「功能表」雨「工具列」的設定 將「一般工具列」與「格式工具列」分行 <游標往右> 找 "工具" <游標往下> 找 "自定..." <加號> 找 "一般和格式工具列放在同一列" (核取方塊) 取消核取 <加號> 找 "首先顯示最近使用的功能表" (核取方塊) 取消核取 這樣功能表展開時就不會有隱藏的項目 <加號> 找 "關閉" 1.3 設定存取資料夾 打開檔案功能表 <游標往上> 找 "excel 選項" <減號> <加號> 找 "自訂" 找 "常用" <減號> 找 "3" 包括此多個工作表: (編輯文字) 可改成活頁布預設有幾張工作表 <加號> 找 "常用" <游標往下> 找 "儲存" <加號> 找 "C:\Documents and Settings\..." 自動回復檔案位置 可更改為儲存檔案的預設路徑 <加號> 找 "我的文件" 預設檔案位置: 可更改為開啟舊檔的預設路徑 <加號> 找 "確定" 1.4 開新檔案 有 、「檔案功能表」與「常用索引標籤」等三種方法 1.5 關閉檔案 有 、「關閉檔案」與「結束」等三種方法 1.6 儲存檔案 有 、「檔案功能表」與「常用索引標籤」等三種方法 1.7 標題列與工具列 朗讀視窗標題,books1.xls表示未儲存 新增到快速存取工具列 找到要新增的按鈕 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "新增至快速存取工具列" 練習將「格式」中的「重新命名工作表」加到「快速存取工具列」 第02章 輸入資料 2.1 基本輸入 輸入後跳到同欄的下一列 輸入後跳到同列的下一欄 取消輸入 輸入過程中倒退消除輸入的內容 2.2 文字編修的方法 再移動游標到要修改的內容 輸入新的內容,覆蓋舊的內容 2.3 復原與取消復原 復原上一個動作 第二種復原的方法 找 "常用" <減號> 找 "復原" 是取消復原 2.4 刪除跟清除 會刪除儲存格裡的資料,這叫「清除」 第二種方法 找 "常用" <減號> 找 "清除" 第三種方法 <快顯功能鍵> <游標上下> 找 "清除內容" 2.4.2 刪除 找 "常用" <減號> 找 "刪除儲存格... <刪除儲存格>" 第二種方法 <快顯功能鍵> <游標上下> 找 "刪除" <游標上下> 找 "整列"、"整欄"、"右側儲存格左移"、"下方儲存格上移" 2.5 插入 找 "常用" <減號> 找 "插入儲存格" 第二種方法 <快顯功能鍵> <游標上下> 找 "插入" <游標上下> 找 "整列"、"整欄"、"現有儲存格右移"、"現有儲存格下移" 2.6 隱藏欄、隱藏列 找 "常用" <減號> 找 "格式" <游標往下> 找 "隱藏及取消隱藏" 2.7 複製、搬移 須移動到要貼上區域的左上角 2.8 工作表 找 "常用" <減號> 找 "格式" <游標往下> 找 "移動或複製工作表..." 第03章 資料的選取 3.1 參照位置 欄名 a-iv 256欄 列號 1-65536 65536列 a1:c5 a欄到c欄2 1列到5列 a:c a欄到c欄 1:5 1列到5列 a1:c5,d6:f10 <九宮格5> 可聽選取的範圍 3.2 使用快速鍵幫助選取 選取整章工作表 跳到左上角 跳到資料的最右下角 選取作用儲存格的目前區域 3.3 辨別工作表中有多少資料 打開 選取.xls -> 多表格 工作表 3.4 取消凍結窗格 打開 選取.xls -> 凍結窗格 工作表 不在 a1 而是 b2 如何取消凍結窗格 <游標往右> 找 "檢視" <加號> 找 "凍結窗格" 3.5 快速選取 輸入要選取的座標範圍 打開 選取.xls -> 多表格 工作表 選取 a1:e9,a13:d26,h1:l7 打開 選取.xls -> 學生成績統計表 工作表 找找資料在哪 第04章 格式 4.1 字型格式 打開 格式.xls -> 文字格式 工作表 練習內容所指的效果 4.2 儲存格格式 4.2.1 框線 4.2.2 儲存格底色 4.3 儲存格對其 4.4 跨欄至中 打開 格式.xls -> 數字格式 工作表 選取 a1:e1 找 "常用" <加號> 找 "跨欄至中" <游標上下> 找 "跨欄至中" 4.5 最適欄寬與最適列高 標準欄寬是 8.38cm 約4個字 打開 公式與函數.xls -> 收支明細表 工作表 到 a1 用 選取整個表格 找 "常用" <減號> 找 "格式" <游標往下> 找 "自動調整欄寬" 4.6 欄寬 打開 格式.xls -> 文字格式 工作表 找 "常用" <減號> 找 "格式" <游標往下> 找 "欄寬..." 再輸入要調整的藍寬 (cm) 即可 4.7 自動換列 <快顯功能鍵> <游標上下> 找 "儲存格格式" <減號> 找 "數值" (索引標籤) <游標往右> 找 "對其方式" (索引標籤) <加號> 找 "自動換列" (核取方塊) 要核取 <加號> 找 "確定" 4.8 強迫換行 在編輯模式下,自動換行 例如:淡江大學 (換行) 視障資源中心 4.9 文字方向 4.9.1 45度文字方向 <快顯功能鍵> <游標上下> 找 "儲存格格式" <減號> 找 "數值" (索引標籤) <游標往右> 找 "對其方式" (索引標籤) <加號> 找 "水平" <游標上下> 找 "置中對齊" <加號> 找 "垂直" <游標上下> 找 "置中對齊" <加號> 找 "度" 輸入度數 45度 是文字從左下到右上 -45度 是文字從左上到右下 4.9.2 直排文字 找 "常用" <加號> 找 "方向" <游標往下> 找 "垂直文字" 4.10 數字格式 打開 格式.xls -> 數字格式 工作表 選取「單價」 4.10.1 增加小數位數 4.10.2 增加貨幣符號 找 "常用" <加號> 找 "通用格式" <游標往下> "貨幣符號" 4.10.3 加上千分號 找 "常用" <加號> 找 "千分位樣式" 4.10.4 通用格式 4.10.5 會計專用格式 貨幣樣式的 $在數字前面,中間沒有空格 會計樣式的 $在數字前面會友空格 4.10.6 科學記號 4.10.7 打開 格式.xls -> 數字格式 工作表 「單價」 加上貨幣符號 「數量」 加上 千分位符號 「小計」 加上新台幣錢號與千分位符號,再改成科學記號 「折扣價」 改成百分比 4.10.8 文字格式 文字都是靠左,數值改文字格式,是不能計算的 4.10.9 改手機號碼格式 <快顯功能表> <游標往下> 找 "儲存格格式" 找 "數值" (索引標籤) <加號> 選類型 <游標往下> 找 "特殊" <加號> 選樣式 <游標往下> 找 "行動電話、呼叫器號碼" 改一般電話號碼8位數 <快顯功能表> <游標往下> 找 "儲存格格式" 找 "數值" (索引標籤) <加號> 選類型 <游標往下> 找 "特殊" <加號> 選樣式 <游標往下> 找 "一般電話號碼8位數" 4.10.10 特殊電話格式 4.10.11 改日期格式 使用通用格式,可做日期的加減 4.11 設定格式化條件 打開 格式.xls -> 格式化條件 工作表 找 "常用" <加號> 找 "設定格式化的條件" 第05章 公式 5.2 公式運算方式 打開 公式與函數.xls -> 期末考成績 工作表 用 sum() 計算噴火龍的「總分」 打開 公式與函數.xls -> 學期總成績 工作表 濟算「李健西」的「學期成績」,分數比例在 g1 儲存格 5.3 公視得輸入與使用規則 幣續「等號」開頭 第06章 填滿 打開 填滿練習.xls -> 日期時間 工作表 6.1 日期的填滿 在 b1 輸入 7/22 b1:k1 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列..." <加號> 找 "確定" PS.也可將 「數列」對話中的「日」改成「工作日」、「年」、「月」等試看看 6.2 星期的填滿 在 b2 輸入 =a2 將樣式改為「星期」 b2:k2 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "向右填滿" 6.3 時間的填滿 在 b3 輸入 8e30 b3:k3 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列..." <加號> 找 "間距值" 輸入 1:00 <加號> 找 "確定" 6.4 終止值 在 b2 輸入 7/22 將剩餘的儲存格都選取 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列" <加號> 找 "終止值" 輸入 7/31 <加號> 找 "確定" 6.5 預測趨勢 在 b4 輸入 2 在 k4 輸入 11 再回到 b4 將剩餘的儲存格都選取 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列" <加號> 找 "預測趨勢" (核取方塊) 要核取 <加號> 找 "確定" 6.6 數值的填滿 打開 填滿練習.xls -> 自動填滿 工作表 在 a2 輸入 1 a2:a11 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列" <加號> 找 "確定" 接著練習「基數」和「偶數」,提醒「間隔值」 6.7 等比數列的填滿 在 d2 輸入 2 d2:d11 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列" <減號> 找 "等差級數" <游標往下> 找 "等比級數" <加號> 找 "間距值" (編輯文字) 2 <加號> 找 "確定" 6.8 自動填入 在 e2 輸入 甲 e2:e11 找 "常用" <減號> 找 "填滿" <游標上下> 找 "數列" <減號> 找 "等差級數" <游標往下> 找 "自動填滿" <加號> 找 "確定" 練習 地支與四季 6.9 自訂清單 打開檔案功能表 <游標往上> 找 "excel 選項" <減號> <加號> 找 "自訂" 找 "常用" <減號> 找 "編輯自訂清單..." <加號> 找 "新清單" (可游標上下檢視現有的清單) <加號> 找 "新增" 語音聽到 "清單項目" 輸入「春,夏,秋,冬」 注意:春夏之間是 「,」 半形逗號 <加號> 找 "新增" <減號> 兩次,可閱讀到已新增的清單 <加號> 找 "確定" 6.9.1 匯入清單 在 g2 輸入 「春」 在 g3 輸入 「夏」 在 g4 輸入 「秋」 在 g5 輸入 「冬」 打開檔案功能表 <游標往上> 找 "excel 選項" <減號> <加號> 找 "自訂" 找 "常用" <減號> 找 "編輯自訂清單..." <加號> 找 "匯入" 注意:不是「匯入清單來源」喔! <加號> 找 "確定" 6.9.2 刪除清單項目 打開檔案功能表 <游標往上> 找 "excel 選項" <減號> <加號> 找 "自訂" 找 "常用" <減號> 找 "編輯自訂清單..." <加號> 找 「要刪除的清單」 <加號> 找 "刪除" <加號> 找 "確定" <加號> 找 "確定" 6.10 公式與函數的填滿 打開 公式與函數.xls -> 學期總成績 工作表 到 g1 學期成績計算法如下: 再到 e2 計算 李健西 的成績 再計算六位同學的成績 向下填滿 打開 公式與函數.xls -> 收支明細表 工作表 利用「填滿」計算每天的結餘 第07章 絕對參照 打開 絕對參照.xls -> 收支明細表 工作表 折扣放在 b1 算一算折扣 7.1 相對參照 折扣價的 b4 往上3列 相對的 折扣 b1 閱讀儲存格原有的公式 $ 錢號為設定絕對參照 7.2 相對參照與絕對參照間的切換 切換鎖定的欄名、列號 7.3 立體參照 活頁簿兩端加上 [] 工作表後面加上 ! 例如上一節的 b1 [絕對參照.xls]絕對參照!$b$1 7.4 複製數值 要將 c4 出現的數值,貼上到 d4 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "選擇性貼上..." <游標往下> 找 "值" 可是這種方式,內容不會連動 第08章 函數 8.1 函數的結構 = 等號開頭 () 一對小括號在名稱後面 引數(參數) 之間用逗號分隔 8.2 使用快速鍵輸入 輸入日期 輸入時間 8.3 沒有引數的函數 =today() 紙電腦今天的日期 =now() 只電腦目前的時間 8.4 一個引數的函數 weekday 只要一個引數就可以了 第二個引述為 1 表示星期日到星期六,回傳值為 1-7 第二個引述為 2 表示星期一到星期日,回傳值為 1-7 第二個引述為 3 表示週一到週日,回傳值為 0-6 8.5 一般函數 打開 公式與函數.xls -> 期末考測驗 工作表 在 f5 輸入 =sum(b5:e5) 這是噴火龍的 總分 自動加總 選取 總分 的 所有儲存格 f5:f14 找 "常用" <減號> 找 "加總" <游標上下> 找 "加總" 也可使用 也有一樣的效果 打開 公式與函數.xls -> 業績統計 工作表 提示 將 各地總計、各區小計、個季小計、總計都選取來 儲存格已不連續選取的方式一次選取來 average 與 averagea 打開 公式與函數.xls -> 期末考測驗 工作表 在 g5 輸入 =average(b5:e5) 這是噴火龍的 平均 選取 g5:g14 向下填滿 average() 只針對數值的儲存格作用 打開 公式與函數.xls -> 學期總成績 工作表 到 a9 往右到 f9 算一下 裴太俊 的平均 averagea() 會連文字儲存格一起計算 8.6 函數的計算變化 到 a10 往右到 f10 輸入 =AVERAGE(B10:E10, 5) 表示是 78 88 96 95 5 這五個數字的平均 覺得 徐永賢 的成績太低,加30% 在 f11 輸入 =average(b11:e11)*1.3 rank 通常用來計算排名 第一個引數 是要知道等級的數字 第二個引數 是比較的範圍 第三個引數 0 是從大排盜小 1 則是從小排到大 打開 公式與函數.xls -> 期末考測驗 工作表 在 h5 輸入 rank(g5,g5:g14,0) 選取 f5:f14 向下填滿 正確須將範圍 f5:f14 用 $ 設為絕對參照 8.7 插入函數的方法 打開「插入函數」對話方塊 在 j4 游標往下,要做 平均 >= 60 的,血「及格」 亭君 < 60 的,寫「不及格」 叫出「插入函數」對話方塊 <加號> 找 "或選取類別" <游標往下> 找 "邏輯" <加號> 找 "and" <游標往下> 找 "if" <加號> 找 "確定" 在 Logical_test 輸入 g5>=60 <加號> 找 "Value_if_true" 輸入 「及格」 <加號> 找 "Value_if_false" 輸入 「不及格」 <加號> 找 "確定" 也可在 j5 輸入 =IF(G5>=60,"及格","布及格") 8.8 槽狀式函數 l4:m9 為「等第」說明 在 i5 輸入 =IF(G5>=89,"a",IF(G5>=80,"b",IF(G5>=70,"c",IF(G5>=60,"d","f")))) 8.9 其他函數 large() 輸出某範圍中,第n個的值 在 a16 輸入 =LARGE(B5:B14,2) b5:b14 為國文的成績,也就是列出國文成績第2高的值 max() 輸出某範圍中最大值 在 a17 輸入 =max(c5:c14) c5:c14 為數學的成績,也就是列出數學成績最高分 min() 輸出某範圍中最小值 在 a18 輸入 =max(c5:c14) c5:c14 為數學的成績,也就是列出數學成績最低分 第09章 資料庫 第10章 排序 打開 排序與篩選.xls -> 成績 工作表 10.2 單欄排序 以排序國文成績為例 停在要排序的「國文」欄名儲存格 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "排序" <游標往下> 找 "從 Z 到 A" 10.3 多欄排序 .以電腦成績做排序,若同分以數學成績做排序。若數學成績再同分,以英文成績做排序 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "排序" <游標往下> 找 "自訂排序..." 第一層級 <加號> 找 "排序欄位" <加號> "編號" <游標往下> 找 "電腦" <加號> 找 "值" <加號> 找 "最大到最小" <加號> 找 "新增層級" 第二層級 <加號> 找 "排序欄位" <加號> "編號" <游標往下> 找 "數學" <加號> 找 "值" <加號> 找 "最大到最小" <加號> 找 "新增層級" 第三層級 <加號> 找 "排序欄位" <加號> "編號" <游標往下> 找 "英文" <加號> 找 "值" <加號> 找 "最大到最小" <加號> 找 "確定" 可到 f10 看看 10~12 列,電腦、數學、英文同分的排序結果 10.4 自定排序 游標停在 "班級" 做「單欄遞增排序」, 結果會變成 乙、丙、甲 ... 是錯誤的 自定排序應該這樣做 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "排序" <游標往下> 找 "自訂排序..." <加號> 找 "排序欄位" <加號> "編號" <游標往下> 找 "班級" <加號> 找 "值" <加號> 找 "從 z 到 a" <游標往下> 找 "自訂清單..." <加號> 找 "新清單" <游標往下> 找 "甲,乙,丙,丁..." <加號> 找 "確定" PS.「自定排序」只對主要鍵有效 PS.「自定排序」也跟「填滿」中的「自動填入「」是使用同一個清單 10.5 跟據列的內容排序 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "排序" <游標往下> 找 "自訂排序..." <減號> 找 "選項..." <加號> 找 "循欄排序" <游標往下> 找 "循列排序" <加號> 找 "確定" <加號> 找 "列 (欄標題)" 表示排序方向已改為橫列 第11章 進階篩選 要有資料表清單 還要有篩選條件小表 篩選條件第一列為欄標題 第二三列為條件 打開 排序與篩選.xls -> 篩選 工作表 可善用 閱讀篩選條件的範圍 a1:g21 為資料清單 條件1 a23:b24 條件為 年齡>=40 並且 縣市=台北市 條件2 a26:b27 條件為 職業=服務 並且 薪水>40000 條件3 a29:b31 條件為 年齡>=40 或者 縣市=台北市 因為條件並不在同一列 條件4 a33:b35 條件為 年齡>=40 或者 薪水>50000 因為條件並不在同一列 條件5 a37:b38 條件為 年齡>=40 並且 年齡<=50 因為欄位一樣是年齡,且條件是連續的範圍,所以是並且的關係 條件6 a40:a42 條件為 年齡>50 或者 年齡<=30 因為欄位一樣是年齡,但是條件是不連續的範圍,所以用上下列表示 11.2 在原有範圍顯示篩選結果 找 "資料" <加號> 找 "進階..." <加號> 找 "資料範圍" 應該是 $A$1:$G$21 <加號> 找 "準則範圍" a23:b24 <加號> 找 "確定" 練習條件2,3 清除篩選條件,讓資料回復到原有內容 找 "資料" <加號> "清除目前資料範圍的篩選與排序狀態" 11.3 將篩選結果複製到其他地方 將條件4 篩選結果複製到 a44 找 "資料" <加號> 找 "進階..." <減號> 找 "在原有範圍顯示篩選結果" <游標往下> 找 "將篩選結果複製到其他地方" <加號> 找 "資料範圍" 應該是 $A$1:$G$21 <加號> 找 "準則範圍" a33:b35 <加號> 找 "複製到" 輸入 a44 輸出篩選結果的左上角 <加號> 找 "確定" 清除篩選結果 選取這個篩選結果表格 找 "常用" <減號> 找 "清除" <游標上下> 找 "全部清除" PS.「全部清除」才會刪除所選範圍的儲存格。而「清除內容」只會清除內容,但儲存格仍在 11.4 篩選部分資料 將條件5 篩選結果複製到 a44 但只要列出 姓名、年齡、薪水等欄位 在 a44 輸入 姓名 在 b44 輸入 年齡 在 c44 輸入 薪水 PS.這些欄標題,最好使用複製,才能內容、格式皆相同 找 "資料" <加號> 找 "進階..." <減號> 找 "在原有範圍顯示篩選結果" <游標往下> 找 "將篩選結果複製到其他地方" <加號> 找 "資料範圍" 應該是 $A$1:$G$21 <加號> 找 "準則範圍" a33:b35 <加號> 找 "複製到" 輸入 a44:c44 輸出篩選結果的左上角 <加號> 找 "確定" 練習條件6 第12章 簡易圖表製作 打開 排序與篩選.xls -> 簡易圖表 工作表 跳到 a1 選取這個表格 產生 Chart1 工作表 這表以「長條圖」樣式呈現 第13章 超連結 打開 公式與函數.xls -> 收支明細表 工作表 13.1 連結到檔案 到 b7 "2.5吋80GB 行動硬碟" <快顯功能鍵> <游標往上> 找 "超連結" <加號> 找 "目前資料夾" <加號> 會列出 目前資料夾 對應的檔案 <游標上下> 找 "80GB 行動硬碟.txt" 下次游標到此儲存格 就會開啟「80GB 行動硬碟.txt」 13.2 連結到網頁 在 a11 輸入 無障礙全球資訊網 <游標往上> 到 a11 <快顯功能鍵> <游標往上> 找 "超連結" <加號> 找 "網址" 輸入 http://www.batol.net 開啟超連結的方法 到 a11 <快顯功能鍵> <游標往上> 找 "開啟超連結" 13.3 移除超連結 到 a11 <快顯功能鍵> <游標往上> 找 "移除超連結" 13.4 分辨有無超連結 到要檢視的儲存格 <快顯功能鍵> <游標往上> 若找到 "超連結..." 表示這個儲存格沒有超連結 <游標往上> 若找到 "移除超連結"、"開啟超連結"、"編輯超連結" 表示這個儲存格有超連結 第14章 保護工作表 通常是布希望別人修改資料,或閱讀到儲存格的公式,才會使用保護工作表 14.1 保護工作表 打開 排序與篩選.xls -> 排序 工作表 到 h2 停在「總分」的欄標題 選取 h3:h15 所有的總分儲存格 自動加總 這時 h3:h15 都已自動填滿加總的函數了 <快顯功能鍵> <游標往下> 找 "儲存格格式" 找 "保護" (索引標籤) <加號> 找 "鎖定" (核取方塊) 要核取 <加號> 找 "隱藏" (核取方塊) 要核取 <加號> 找 "確定" 找 "校閱" <加號> 找 "保護工作表..." <減號> <加號> 找 "要取消保護工作表的密碼" 輸入 密碼 <加號> 找 "確定" <減號> <加號> 找 "請再輸入一次密碼" 再次輸入密碼 <加號> 找 "確定" 這樣工作表就被保護了。可試著修改這個工作表看看 當中,我們只有「鎖定」h 欄 14.2 取消保護工作表 找 "校閱" <加號> 找 "取消保護工作表..." <減號> <加號> 找 "密碼" 輸入 密碼 <加號> 找 "確定" 這樣就取消保護工作表了 14.3 保護活頁簿 找 "校閱" <加號> 找 "保護活頁簿..." <減號> <加號> 找 "保護結構及視窗" 密碼" 輸入 密碼 <加號> 找 "結構" (核取方塊) 例如移動、刪除或新增工作表 建議要核取 <加號> 找 "視窗" (核取方塊) 例如開新視窗、凍結窗格、分割視窗、隱藏視窗 <加號> 找 "確定" 可測試「重新命名工作表」,是否可用來作檢查 第15章 列印設定 第16章 使用說明檔與移除小幫手